Gebruikers beheren in Microsoft

In je beheeromgeving van Microsoft 365 kun je de gebruikers beheren. In deze handleiding vertellen we over het aanmaken van gebruikers, instellen van een alias en gedeelde postvakken.

Toevoegen en verwijderen

Om gebruikers te beheren log je in met een account met administrator rechten. Zodra je bent ingelogd op het Microsoft 365 portal ga je naar de app Beheer.

Toevoegen

1. Ga links in het menu naar ‘Gebruikers’ en dan ‘Actieve Gebruikers’;
2. Klik op het icoon ‘Gebruiker toevoegen’;
3. Vul de gewenste gegevens in;
4. Je kunt de inloggegevens laten opsturen.

NB: Meer weten? Microsoft heeft een uitgebreide online cursus.

Verwijderen

1. Ga links in het menu naar ‘Gebruikers’ en dan ‘Actieve Gebruikers’;
2. Klik op de drie puntjes achter de bewuste gebruiker;
3. Kies voor ‘Verwijderen’.

NB: Als je een gebruiker verwijderd kun je dit binnen 30 dagen ongedaan maken en wordt alle data hersteld.

Alias instellen

Elk postvak heeft een primair adres. Daarnaast kunnen aliassen ingesteld worden op een postvak. Een alias is een extra e-mailadres waar naar toe gemaild kan worden.

Voorbeeld: Copernicus heeft als primair adres (en gebruikersnaam) ‘copernicus@domein.nl’. Veel mensen maken een spelfout in zijn naam en e-mailen naar kopernicus@domein.nl. Om ervoor te zorgen dat ook deze e-mails binnenkomen, stelt hij ‘kopernicus@domein.nl’ in als alias.

Aliassen kun je instellen op gebruikers postvakken en op gedeelde postvakken. Klik achter de gebruikersnaam op ‘Bewerken’. Voeg de aliassen toe en klik op ‘Opslaan’.

Extern doorsturen aanzetten

Sinds oktober 2020 blokkeert Microsoft het doorsturen naar externe e-mailadressen. Een gebruiker krijgt in dat geval een foutmelding. Als beheerder kun je dit aanpassen.

1. Log in op https://protection.office.com/antispam;
2. Klik links naast ‘Spamfilterbeleid voor uitgaande spam ‎(altijd AAN)’ op de pijl;
3. Klik op ‘Beleid bewerken’ en klik op ‘Automatisch doorsturen’;
4. Verander de optie hieronder in: ‘Aan- Doorsturen is ingeschakeld’;
5. Klik op ‘Opslaan’.

Gedeeld postvak

Een gedeeld postvak is een apart postvak waaraan je gebruikers als lid kunt toevoegen. Algemene e-mailadressen, zoals info@domein.nl of sales@domein.nl zijn vaak gedeelde postvakken. Meerdere mensen in de organisatie (de leden) kunnen het postvak benaderen en met het postvak mailen.

1. Log in als administrator op het Office portal;
2. Ga naar ‘Beheer’;
3. Klik links in het menu op ‘Teams & Gedeelde postvakken’;
4. Ga naar ‘Gedeelde postvakken’ en klik op het icoon om een postvak toe te voegen;
5. Vul de gewenste gegevens in en klik op ‘Opslaan’;
6. Je kunt nu leden toevoegen. Dit zijn bestaande gebruikers die bij dit postvak kunnen.

NB: Het kan een paar minuten duren voordat het postvak is toegevoegd. Deze verschijnt vanzelf onder het eigen postvak van elke gebruiker. Meer weten? Microsoft heeft een uitgebreide cursus op hun website.