Ontspannen op vakantie: Hoe je jouw online business veilig achterlaat

De vakantieperiode is aangebroken! Ben jij ook toe aan vrije tijd? Je online business achterlaten kan spannend zijn. Maar met een goede voorbereiding ga jij zorgeloos met vakantie. Hoe laat je alles soepel draaien terwijl je zelf geniet in de zon? Lees snel verder voor onze tips.

Beveilig en monitor je website

Je website veilig achterlaten: een goede voorbereiding is key. Toch is het slim om tijdens jouw vakantie af en toe je website te controleren.

Veiligheid en risico’s beperken

We raden je aan alle beveiliging goed te controleren voordat je op vakantie gaat. Is er iets niet op orde? Nu kun je dat nog oppakken. Je kunt de volgende zaken nagaan:

• Is jouw SSL certificaat nog geldig gedurende jouw vakantie?
• Worden jouw domeinnaam en hostingpakket automatisch verlengd?
• Worden er regelmatig back-ups gemaakt van je website?
• En zijn jouw CMS en plugins up to date?

Monitor je website

Het blijft belangrijk goed in de gaten te houden of jouw website correct functioneert. Je kunt iemand vragen de website te checken, of dit zelf doen.

Een andere optie is een health monitoring tool gebruiken om de uptime en prestaties van je website in de gaten te houden. Is er een issue? Dan krijg je daar meteen een melding van. Zo kun je snel actie ondernemen. Kijk bijvoorbeeld eens naar uptime.com.

Voor WordPress websites is de plugin Jetpack een handige en gratis optie.

We raden aan op te letten bij het instellen van een monitoring tool. Bij een te hoge frequentie controles kan de server worden geblokkeerd. De website is nog wel beschikbaar, maar de monitoring tool geeft dan onterecht aan dat de website down is. Dit is een vaker voorkomend probleem bij deze monitoring tools. Voor het meest betrouwbare resultaat dient een check vanuit meerdere locaties worden gedaan.

Let dus op dat er niet overdreven veel checks worden gedaan, en houd in gedachten dat niet elke melding correct is. Krijg je een melding? Controleer eerst zelf of de website down is voordat je aan de bel trekt.

Stel een out of office bericht in

Met een out of office bericht informeer je jouw klanten en partners over je afwezigheid. Met een goed out of office bericht neem je onzekerheid weg en weten alle partijen waar ze aan toe zijn. Hoe schrijf je een goede out of office? Volg daarvoor onderstaande tips.

Je afwezigheidsperiode

Geef duidelijk aan wanneer je vakantie begint en eindigt. Op die manier is duidelijk welke periode je onbeschikbaar bent. Je eerste werkdag kun je eventueel ook vermelden.

Bied alternatieve contactgegevens

Bij dringende zaken is het belangrijk dat er een alternatief contactpersoon beschikbaar is. Vraag bijvoorbeeld of een collega alternatief contactpersoon wil zijn. Vervolgens kun je de naam, het e-mailadres en eventueel telefoonnummer noemen in je out of office bericht.

Beantwoord verwachtingen

Maak duidelijk welke reactietijd de lezer kan verwachten. Beantwoord je jouw berichten zodra je weer terug bent of controleer je af en toe je mailbox? Wellicht kunnen ze enkele dagen na je vakantie pas reactie verwachten. Wees realistisch over een mogelijke vertraging.

Vermijd het vermelden van specifieke plannen

Het kan verleidelijk zijn details over je vakantie te delen. Toch is het verstandig om geen specifieke plannen te vermelden. Dit heeft alles te maken met veiligheid, je kunt niet voorzichtig genoeg zijn. Bewaar daarom je vakantieverhalen voor ná je vakantie.

Test je bericht

Test je out of office bericht voordat je de deur achter je dichttrekt. Dan weet je zeker dat het bericht goed functioneert en de informatie volledig is. Daarna kun je gerust op vakantie, wetende dat je communicatie goed geregeld is.

Wil je een out of office bericht instellen? Eerder schreven we al over een out of office bericht instellen bij Versio.

Plan content en social media

Het kan een uitdaging zijn actief te blijven tijdens je vakantie. Gelukkig zijn er mooie tools beschikbaar. Deze tools kunnen je helpen met het beheren en plaatsen van content in je afwezigheid.

Maak een contentkalender

Je zult dagen of weken vooruit gaan plannen. Om overzicht te houden kun je gebruikmaken van een contentkalender. Hierin kun je bijvoorbeeld blogposts, nieuwsbrieven en social media posts plaatsen. En als je vastloopt in je creativiteit kan ChatGPT je helpen met ideeën bedenken. Vervolgens kun je de content gaan inplannen met behulp van een publicatietool.

Publicatietools gebruiken

Jouw kanalen blijven actief met een druk op de knop. Blogs laat je gemakkelijk automatisch plaatsen. Heb je een WordPress website? Dan kun je jouw blogs automatisch laten publiceren op een door jou gekozen datum.

Je kunt tegenwoordig ook je social media content plannen binnen de Facebook en Instagram app. Wel zo handig! Op die manier zorg je ervoor dat jouw onderneming toch nog actief blijft in jouw afwezigheid.

Canva is ook een goede optie voor het inplannen van jouw social media berichten. Canva wordt steeds populairder om social media posts mee te maken. Nu kun je ook jouw gemaakte posts direct inplannen.

Website functionaliteiten beperken

Heb je geen collega’s die extra werkzaamheden kunnen opvangen? Dan kan het een goed idee zijn om tijdens je vakantie de functionaliteiten van je website wat te beperken.

Schakel bijvoorbeeld de mogelijkheid uit om een afspraak met je in te plannen, of blokkeer de dagen dat je afwezig bent.

Ook kun je jouw producten tijdelijk onbeschikbaar maken. Of zet een notificatie bij je producten dat deze na jouw vakantie pas verwerkt zullen worden. Op die manier zullen de klanten die geen contact opnemen op de hoogte zijn van jouw afwezigheid.

Na het toepassen van deze tips kun je jouw laptop dichtklappen, wetende dat je online business veilig is. Geniet van je welverdiende vakantie!